🟢 Module B – TallyPrime की बुनियाद (दिन 9–14) · दिन 12
दिन 12: Accounting Vouchers (F4–F9)
⏱ 80 min📶 Beginner🎯 100% self-study
दिन 12 / 30
✅ आज आप सीखेंगे
- किसी भी transaction के लिए सही voucher type चुनना
- Contra, Payment, Receipt और Journal vouchers डालना
- Accounting mode में Sales, Purchase, Debit Note और Credit Note
- Single entry बनाम double entry mode (Ctrl+H)
- Vouchers को सुरक्षित तरीके से edit, delete, duplicate और cancel करना
🏢 असली दुनिया में
Busy दिन में accountant 60–80 vouchers डालता है। Speed इस बात से आती है कि voucher type तुरंत पता हो: cash और bank के बीच पैसा = Contra, माल = हमेशा Sales या Purchase, और जिसमें cash, bank या माल न हो = Journal। आज आप Rohit Stationers के April transactions professional तरीके से डालेंगे।
कौन सा voucher? – निर्णय के नियम
🔁
Contra (F4)सिर्फ़ cash और bank ledgers: जमा, निकासी, एक bank से दूसरे bank📤
Payment (F5)Cash/bank से पैसा बाहर (माल ख़रीद को छोड़कर – उसके लिए Purchase)📥
Receipt (F6)Cash/bank में पैसा आए (माल बिक्री को छोड़कर – उसके लिए Sales)📝
Journal (F7)Cash/bank नहीं: adjustments, depreciation, assets की उधार ख़रीद, निजी उपयोग का माल🧾
Sales (F8) / Purchase (F9)Trading का माल बेचा / ख़रीदा – cash या उधार↩️
Debit Note (Alt+F5) / Credit Note (Alt+F6)Purchase return / sales return (और rate या quantity सुधार)Single entry बनाम double entry (Ctrl+H)
Single entry mode
- Payment, Receipt, Contra का default
- ऊपर “Account” field: cash/bank ledger
- नीचे “Particulars” – दूसरे ledgers
- रोज़ की cash/bank entries के लिए सबसे तेज़
Double entry mode
- Ctrl+H → Double Entry दबाएँ
- हर line By/To (Dr/Cr)
- जब एक voucher में अतिरिक्त Dr/Cr हों, जैसे discount
- बिल्कुल journal entry जैसा दिखता है
💡 Accounting invoice बनाम item invoice
Inventory चालू हो तो Sales और Purchase item invoice के रूप में खुलते हैं। Inventory बंद हो (Days 12–14 जैसे) तो accounting invoice: party, sales/purchase ledger और रकम। Ctrl+H से दोनों में बदलें।
Rohit Stationers – April की सभी 17 entries का voucher type
| # | तारीख़ | Transaction | Voucher (key) | कारण |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-04-2026 | Cash से business शुरू किया | Receipt (F6) | Cash आया (capital लगाई) |
| 2 | 02-04-2026 | SBI current account में cash जमा किया | Contra (F4) | सिर्फ़ cash → bank |
| 3 | 03-04-2026 | Cash से माल ख़रीदा | Purchase (F9) | माल ख़रीदा – cash में भी हमेशा Purchase voucher |
| 4 | 04-04-2026 | Sai Traders से उधार माल ख़रीदा | Purchase (F9) | उधार माल ख़रीदा |
| 5 | 05-04-2026 | Cheque से furniture ख़रीदा | Payment (F5) | Asset के लिए cheque से पैसा गया |
| 6 | 07-04-2026 | Cash में माल बेचा | Sales (F8) | माल बेचा – हमेशा Sales voucher |
| 7 | 09-04-2026 | Gupta School को उधार माल बेचा | Sales (F8) | उधार माल बेचा |
| 8 | 10-04-2026 | ख़राब माल Sai Traders को लौटाया | Debit Note (Alt+F5) | Supplier को माल लौटाया |
| 9 | 12-04-2026 | Gupta School ने माल लौटाया | Credit Note (Alt+F6) | Customer ने माल लौटाया |
| 10 | 15-04-2026 | April का दुकान किराया UPI से दिया | Payment (F5) | पैसा गया (UPI) |
| 11 | 18-04-2026 | Gupta School से पूरे हिसाब में cash मिला, 2% discount दिया | Receipt (F6) | पैसा आया; discount उसी voucher में |
| 12 | 20-04-2026 | Sai Traders को पूरे हिसाब में cheque दिया | Payment (F5) | पैसा गया; discount उसी voucher में |
| 13 | 22-04-2026 | निजी उपयोग के लिए cash निकाला | Payment (F5) | मालिक ने cash निकाला |
| 14 | 25-04-2026 | Cash से बिजली बिल दिया | Payment (F5) | पैसा गया |
| 15 | 28-04-2026 | मालिक ने निजी उपयोग के लिए माल लिया | Journal (F7) | Cash/bank नहीं – adjustment |
| 16 | 30-04-2026 | April की salary bank transfer से दी | Payment (F5) | Bank से पैसा गया |
| 17 | 30-04-2026 | Cash में commission मिला | Receipt (F6) | Cash आया |
गिनती: Contra 1, Payment 6, Receipt 3, Journal 1, Sales 2, Purchase 2, Debit Note 1, Credit Note 1 – कुल 17 vouchers।
मुख्य vouchers कैसे दिखते हैं
यहाँ double-entry रूप में दिखाया है ताकि दोनों पक्ष दिखें। Single-entry mode में cash/bank ledger ऊपर “Account” field में होता है।
Contra Voucher F4No. 1 · तारीख़ 02-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | SBI Bank | 1,20,000 | |
| Cr | Cash | 1,20,000 | |
| योग | 1,20,000 | 1,20,000 |
Narration: SBI current account में cash जमा किया
Payment Voucher F5No. 2 · तारीख़ 15-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Rent | 6,000 | |
| Cr | SBI Bank | 6,000 | |
| योग | 6,000 | 6,000 |
Narration: April का दुकान किराया UPI से दिया
Receipt Voucher F6No. 2 · तारीख़ 18-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Cash | 18,620 | |
| Dr | Discount Allowed ₹19,000 का 2% | 380 | |
| Cr | Gupta School | 19,000 | |
| योग | 19,000 | 19,000 |
Narration: Gupta School से पूरे हिसाब में cash मिला, 2% discount दिया
Sales Voucher F8No. 2 · तारीख़ 09-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Gupta School | 20,000 | |
| Cr | Sales | 20,000 | |
| योग | 20,000 | 20,000 |
Narration: Gupta School को उधार माल बेचा
Purchase Voucher F9No. 2 · तारीख़ 04-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Purchases | 40,000 | |
| Cr | Sai Traders | 40,000 | |
| योग | 40,000 | 40,000 |
Narration: Sai Traders से उधार माल ख़रीदा
Debit Note Voucher Alt+F5No. 1 · तारीख़ 10-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Sai Traders | 2,000 | |
| Cr | Purchase Returns | 2,000 | |
| योग | 2,000 | 2,000 |
Narration: ख़राब माल Sai Traders को लौटाया
Credit Note Voucher Alt+F6No. 1 · तारीख़ 12-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Sales Returns | 1,000 | |
| Cr | Gupta School | 1,000 | |
| योग | 1,000 | 1,000 |
Narration: Gupta School ने माल लौटाया
Journal Voucher F7No. 1 · तारीख़ 28-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Drawings | 1,500 | |
| Cr | Purchases | 1,500 | |
| योग | 1,500 | 1,500 |
Narration: मालिक ने निजी उपयोग के लिए माल लिया
- 1Gateway of Tally → Vouchers → voucher key दबाएँ (जैसे F5)।
- 2F2 से तारीख़ (educational mode में 1, 2 या 31)।
- 3Ledgers चुनें; रकम लिखें; ledger न हो तो Alt+C।
- 4साफ़ narration लिखें (bill no., cheque/UTR no., अवधि)।
- 5Ctrl+A से save – TallyPrime अपने-आप नंबर देता है।
Edit, delete, duplicate, cancel
| काम | कैसे | कब |
|---|---|---|
| Alter | Day Book (Alt+G → Day Book) → voucher चुनें → Enter | ग़लत रकम, ledger या narration |
| Delete | Voucher खोलें → Alt+D | ग़लती से दो बार entry |
| Cancel | Voucher खोलें → Alt+X | Numbered document (जैसे invoice) जो series में “cancelled” दिखना चाहिए |
| Duplicate | Day Book में चुनें → Alt+2 | हर महीने वही rent, salary entry |
| Insert | Day Book में चुनें → Alt+I | दो vouchers के बीच छूटा voucher |
💼 Office में कैसे होता है – professional tipCustomer को दिया या GST में दिखाया sales invoice कभी delete न करें – उसे cancel (Alt+X) करें ताकि invoice series में gap न हो। Edit Log चालू हो तो हर बदलाव वैसे भी record होता है।
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: Double-entry mode में discount के साथ payment
20 April को Rohit ने Sai Traders को ₹38,000 के पूरे हिसाब में ₹37,500 का cheque दिया। F5 → Ctrl+H → Double Entry दबाकर डालें:
Payment Voucher F5No. 3 · तारीख़ 20-04-2026
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Sai Traders | 38,000 | |
| Cr | SBI Bank Cheque no. 000214 | 37,500 | |
| Cr | Discount Received ₹38,000 – ₹37,500 | 500 | |
| योग | 38,000 | 38,000 |
Narration: Sai Traders को पूरे हिसाब में cheque दिया
परिणाम: Sai Traders nil, SBI Bank ₹37,500 घटा और ₹500 Discount Received (Indirect Incomes) में।
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Task 1: Voucher type बताइए: (a) office के लिए SBI से cash निकाला (b) Ravi को उधार माल बेचा (c) furniture पर depreciation (d) cash में salary advance दिया (e) customer से cheque मिला (f) customer ने माल लौटाया (g) Dell Store से उधार computer ख़रीदा (h) bank से online GST भरा (i) SBI से HDFC में transfer (j) ₹2,000 का माल free samples में बाँटा।
Solution देखें
(a) Contra (b) Sales (c) Journal (d) Payment (e) Receipt (f) Credit Note (g) Journal – cash/bank नहीं और trading का माल नहीं (h) Payment (i) Contra (j) Journal (Advertisement Dr / Purchases Cr)।Task 2: Kavya Traders (HDFC Bank opening nil): (1) Kavya ने HDFC Bank में ₹1,50,000 capital लगाई; (2) Office के लिए HDFC से ₹20,000 cash निकाला; (3) Om Agencies से ₹45,000 का माल NEFT से ख़रीदा; (4) Mehta & Co. को ₹30,000 का माल बेचा, payment HDFC में UPI से; (5) HDFC से ₹1,180 internet bill दिया। हर voucher का नाम बताइए और पाँचों के बाद HDFC Bank balance निकालिए।
Solution देखें
Vouchers: Receipt, Contra, Purchase, Sales, Payment। HDFC Bank = + 1,50,000 – 20,000 – 45,000 + 30,000 – 1,180 = ₹1,13,820 (Dr)।Task 3: ऊपर की table से Rohit Stationers के सभी 17 April vouchers अपने TallyPrime में डालिए। Day Book में हर type के कितने vouchers दिखने चाहिए?
Solution देखें
Contra 1, Payment 6, Receipt 3, Journal 1, Sales 2, Purchase 2, Debit Note 1, Credit Note 1 (कुल 17)। Day 13 में आपके balances जाँचे जाएँगे।🏅 आज के Job Skills
✔ तुरंत सही voucher type चुनना✔ आठों accounting vouchers डालना✔ Single और double entry modes✔ Vouchers alter, delete, cancel और duplicate करना
Quick quiz
🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें
1. Bank में cash जमा किसमें?
सिर्फ़ cash और bank → Contra (F4)।
2. Cash में माल ख़रीदा – किसमें?
माल हमेशा Purchase voucher से।
3. Depreciation किसमें?
Cash या bank नहीं – Journal।
4. Payment voucher में Ctrl+H:
Ctrl+H = mode बदलें।
5. Customer ने माल लौटाया – कौन सा?
Sales return = Credit Note (Alt+F6)।
Interview corner
💼 Interview Corner
TallyPrime में Journal voucher कब?
जिन entries में cash/bank और trading का माल न हो: depreciation, provisions, outstanding/prepaid adjustments, fixed assets की उधार ख़रीद, निजी उपयोग का माल, सुधार entries।
Voucher cancel और delete में क्या अंतर है?
Delete voucher और उसका नंबर हटा देता है; cancel नंबर series में रखता है, रकम शून्य और “cancelled” – invoices के लिए ज़रूरी।
सारांश
- F4 Contra, F5 Payment, F6 Receipt, F7 Journal, F8 Sales, F9 Purchase, Alt+F5 Debit Note, Alt+F6 Credit Note।
- माल → Sales/Purchase; cash↔bank → Contra; cash/bank नहीं → Journal।
- Ctrl+H single/double entry और accounting/item invoice बदलता है।
- Invoices delete करने की बजाय cancel (Alt+X) करें।
➡️ आगे
Day 13: पूरा महीना डालें, balances जाँचें, closing stock जोड़ें और परिणाम पढ़ें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
Cash में माल ख़रीद Payment voucher क्यों नहीं?
Purchases purchase register और GST reports में आनी चाहिए। TallyPrime उन्हें Purchase vouchers से बनाता है, इसलिए cash में भी माल F9 से।
क्या voucher number बदल सकते हैं?
Default में numbering automatic है। Voucher type master (Alt+G → Alter Master → Voucher Type) में numbering method बदल सकते हैं।
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
