🟢 Module B – TallyPrime की बुनियाद (दिन 9–14) · दिन 10
दिन 10: Company बनाना, बदलना और सुरक्षित करना
⏱ 60 min📶 Beginner🎯 100% self-study
दिन 10 / 30
✅ आज आप सीखेंगे
- Step by step company बनाना (Alt+K → Create)
- Financial year बनाम books beginning तारीख़
- F11 से features चुनना
- Security: user access control, TallyVault, Edit Log
- कई companies को select, alter करना
🏢 असली दुनिया में
एक CA firm का junior एक TallyPrime में 25 client companies संभालता है। हर client अलग company है – अपना financial year, GST settings और password। पहले दिन company setup सही करने से महीनों की ग़लत reports से बचते हैं।
Company बनाएँ
- 1Alt+K (Company) → Create दबाएँ। (कोई company खुली हो तो Select Company screen पर Create Company चुनें।)
- 2Company Name: Rohit Stationers (registered नाम)।
- 3Company Data Path: default रहने दें; दूसरा folder चाहिए तभी Space दबाएँ।
- 4Mailing Name, Address, State (Uttar Pradesh), Country (India), mobile और e-mail – ये invoices पर छपते हैं।
- 5Financial year beginning from: 1-4-2026।
- 6Books beginning from: पहले transaction की तारीख़ (यहाँ भी 1-4-2026)।
- 7वैकल्पिक (F12 दबाएँ): user access control, TallyVault password, Edit Log, अतिरिक्त base-currency details।
- 8Ctrl+A दबाएँ – company बन जाती है और Company Features (F11) screen खुलती है।
Financial year beginning
- Accounting वर्ष की शुरुआत
- भारतीय business के लिए हमेशा 1 April
- Reports की अवधि तय करता है
Books beginning from
- TallyPrime में record शुरू करने की तारीख़
- बाद की हो सकती है, जैसे साल के बीच में आएँ तो 1-10-2026
- Opening balances इसी तारीख़ के अनुसार डाले जाते हैं
Company features (F11)
| क्षेत्र | आम options | कब चालू करें |
|---|---|---|
| Accounting | Bill-wise entry, cost centres, interest calculation, multiple currencies | उधार देते/लेते हैं, branches track करते हैं, ब्याज लगाते हैं |
| Inventory | Maintain inventory, integrate accounts with inventory, multiple godowns, batches, order processing | आप माल ख़रीदते-बेचते हैं (Days 15–18) |
| Taxation | GST, TDS, TCS | GST-registered हैं या TDS काटते हैं (Days 19–23, 27) |
| Payroll | Maintain payroll, payroll statutory (PF, ESI) | आप staff को salary देते हैं (Day 28) |
💡 सरल शुरुआत
Days 10–14 के लिए inventory और GST बंद रखें – Rohit का April data सिर्फ़ accounts का है। F11 से बाद में कभी भी features चालू कर सकते हैं, data नहीं खोता।
Security: user access, TallyVault और Edit Log
| Feature | क्या करता है | कहाँ |
|---|---|---|
| User Access Control | हर user का username/password; roles से तय होता है क्या देख या बदल सकते हैं | Creation के समय F12, या बाद में Alt+K |
| TallyVault | Company data को password से encrypt करता है | Creation के समय F12, या Alt+K → TallyVault |
| Edit Log | Vouchers और masters के हर बनाने, बदलने और हटाने का log रखता है | Creation के समय F12 (Edit Log option) |
⚠️ TallyVault password वापस नहीं मिलता
TallyVault password खो जाए तो encrypted data नहीं खुलता। इसे सुरक्षित लिखकर रखें और backup रखें (Day 29)।
💼 Office में कैसे होता है – professional tipCompanies Act में registered companies को अपनी books का audit trail (edit log) रखना होता है। Private limited और दूसरी companies के लिए Edit Log चालू करें; sole proprietor के लिए वैकल्पिक है पर अच्छी आदत है।
कई companies को select और alter करना
- Select / बदलना: F3 (खुली list से company); Alt+F3 दूसरे folder से company खोलता है।
- Details बदलना: Alt+K → Alter (पता, GST details, security)।
- कई companies: हर business या client की अलग company; दो business एक company में कभी न मिलाएँ।
- अगला financial year: TallyPrime उसी company में चलता रहता है – बस Alt+F2 से अवधि बदलें।
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: Rohit Stationers का company master
| Field | Value |
|---|---|
| Company Name | Rohit Stationers |
| Mailing Name | Rohit Stationers |
| Address | Shop 12, Centre Point, Aligarh |
| State / Country | Uttar Pradesh / India |
| Mobile / E-mail | 98XXXXXX10 / accounts@example.com |
| Financial year beginning from | 1-4-2026 |
| Books beginning from | 1-4-2026 |
| Base currency | ₹ (INR) |
| Days 10–14 के F11 features | सिर्फ़ accounts: inventory बंद, GST बंद |
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Task 1: “Neha Electricals” (Agra, Uttar Pradesh) company बनाइए – financial year 1-4-2026 से और books 1-10-2026 से। Opening balances किस तारीख़ के अनुसार डलेंगे, और दोनों तारीख़ें अलग क्यों हैं?
Solution देखें
Opening balances 1-10-2026 (books beginning) के अनुसार डलेंगे। Financial year फिर भी 1-4-2026 से है; business ने साल के बीच से TallyPrime शुरू किया, इसलिए पहले छह महीनों के totals opening balances के रूप में आते हैं।Task 2: इनके लिए कौन से F11 features चालू करेंगे: (a) GST-registered medical store जो expiry वाली दवाइयाँ बेचता है (b) consultant जो सिर्फ़ service bills बनाता है और एक assistant को salary देता है?
Solution देखें
(a) Batches (expiry) के साथ inventory, integrate accounts with inventory, GST, bill-wise details। (b) GST (registered हो तो), bill-wise details, payroll; inventory नहीं चाहिए।🏅 आज के Job Skills
✔ Company बनाना और बदलना✔ Financial year और books तारीख़ सही सेट करना✔ F11 से features चुनना✔ User access, TallyVault और Edit Log से data सुरक्षित करना
Quick quiz
🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें
1. Company creation कहाँ से खुलता है?
Alt+K Company menu है।
2. Company data encrypt किससे होता है?
TallyVault data encrypt करता है।
3. 1 October से TallyPrime शुरू करें तो “Books beginning from”:
जब record शुरू करें तब से books।
4. Company बनाने के तुरंत बाद कौन सी screen आती है?
Ctrl+A के बाद TallyPrime Company Features दिखाता है।
Interview corner
💼 Interview Corner
Financial year beginning और books beginning में क्या अंतर है?
Financial year beginning accounting वर्ष की शुरुआत (1 April) है। Books beginning वह तारीख़ है जिससे आप TallyPrime में transactions record करते हैं; opening balances उसी तारीख़ के अनुसार डलते हैं।
Edit Log क्यों ज़रूरी है?
यह vouchers और masters के हर बदलाव को record करता है, companies के लिए ज़रूरी audit trail देता है और अनधिकृत बदलाव पकड़ने में मदद करता है।
सारांश
- Alt+K → Create; नाम, पता, state, financial year और books beginning भरें; Ctrl+A।
- F11 features तय करता है: accounting options, inventory, GST/TDS, payroll।
- Creation के समय F12 से user access control, TallyVault और Edit Log।
- एक business = एक company; F3 से company बदलें।
➡️ आगे
Day 11: 28 predefined groups और Rohit Stationers के ज़रूरी ledgers बनाना।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
क्या company बनाने के बाद financial year बदल सकते हैं?
Vouchers डालने से पहले Alt+K → Alter से details बदलें। Data डालने के बाद बस Alt+F2 से report की अवधि बदलें; TallyPrime एक company में कई साल रखता है।
Company data कहाँ रहता है?
Creation के समय चुने company data path में (creation screen पर दिखता है)। इसे Alt+Y (Data) → Configuration से बदल सकते हैं।
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
