दिन 11: TallyPrime में Groups और Ledgers
✅ आज आप सीखेंगे
- 28 predefined groups: 15 primary + 13 sub-groups
- Group तय करता है ledger reports में कहाँ दिखेगा
- Ledger बनाना (Alt+G → Create Master → Ledger)
- Predefined group के नीचे अपना group बनाना
- Opening balances और “Difference in opening balances”
🏢 असली दुनिया में
एक trainee ने “Rent” को Current Liabilities में डाल दिया। सारी voucher entries सही थीं, फिर भी Profit & Loss में ₹6,000 ज़्यादा profit दिखा और balance sheet में ऐसी liability दिखी जो थी ही नहीं। TallyPrime में ledger का group तय करता है कि वह कहाँ दिखेगा – सही group चुनना Tally accounting का आधा काम है।
Groups और ledgers – मूल विचार
Ledger वह खाता है जिसमें entry जाती है (Cash, Rent, Sai Traders)। Group मिलते-जुलते ledgers का folder है (Indirect Expenses, Sundry Creditors)। Group में सीधे entry नहीं होती; reports ledgers को group-wise जोड़ती हैं।
नई company में सिर्फ़ दो ledgers होते हैं: Cash (Cash-in-Hand के नीचे) और Profit & Loss A/c (primary)। बाकी हर ledger आप बनाते हैं।
28 predefined groups
15 primary groups – 9 balance sheet, 6 profit & loss
| # | Primary group | कहाँ दिखता है | Nature |
|---|---|---|---|
| 1 | Capital Account | Balance Sheet | Liabilities (देनदारी) |
| 2 | Loans (Liability) | Balance Sheet | Liabilities (देनदारी) |
| 3 | Current Liabilities | Balance Sheet | Liabilities (देनदारी) |
| 4 | Suspense A/c | Balance Sheet | Liabilities (देनदारी) |
| 5 | Branch / Divisions | Balance Sheet | Liabilities (देनदारी) |
| 6 | Fixed Assets | Balance Sheet | Assets (संपत्ति) |
| 7 | Investments | Balance Sheet | Assets (संपत्ति) |
| 8 | Current Assets | Balance Sheet | Assets (संपत्ति) |
| 9 | Misc. Expenses (ASSET) | Balance Sheet | Assets (संपत्ति) |
| 10 | Sales Accounts | Profit & Loss / Trading | Income (Trading) |
| 11 | Direct Incomes | Profit & Loss / Trading | Income (Trading) |
| 12 | Indirect Incomes | Profit & Loss / Trading | Income (P&L) |
| 13 | Purchase Accounts | Profit & Loss / Trading | Expense (Trading) |
| 14 | Direct Expenses | Profit & Loss / Trading | Expense (Trading) |
| 15 | Indirect Expenses | Profit & Loss / Trading | Expense (P&L) |
13 sub-groups
| Sub-group | किसके नीचे (primary) |
|---|---|
| Reserves & Surplus | Capital Account |
| Bank OD A/c | Loans (Liability) |
| Secured Loans | Loans (Liability) |
| Unsecured Loans | Loans (Liability) |
| Duties & Taxes | Current Liabilities |
| Provisions | Current Liabilities |
| Sundry Creditors | Current Liabilities |
| Bank Accounts | Current Assets |
| Cash-in-Hand | Current Assets |
| Deposits (Asset) | Current Assets |
| Loans & Advances (Asset) | Current Assets |
| Stock-in-Hand | Current Assets |
| Sundry Debtors | Current Assets |
Direct
- माल ख़रीदने/बनाने से जुड़े
- Trading account में जाते हैं
- Gross profit पर असर
- जैसे carriage inward, factory wages
Indirect
- Business चलाने के ख़र्च/आय
- Profit & Loss account में जाते हैं
- सिर्फ़ net profit पर असर
- जैसे rent, salary, बिजली, discount
Ledger बनाएँ
- 1Gateway of Tally → Create → Ledger (या Alt+G → Create Master → Ledger)।
- 2Name: Sai Traders। चाहें तो alias (छोटा code)।
- 3Under: “sun” लिखें और Sundry Creditors चुनें।
- 4Party के लिए: Maintain balances bill-by-bill = Yes (feature चालू हो तो), फिर mailing name, पता, state, PAN / GSTIN।
- 5Opening Balance: तभी जब books balance के साथ शुरू हों (Dr या Cr)।
- 6Ctrl+A से save। Voucher के अंदर Alt+C से छूटा ledger वहीं बनता है।
Rohit Stationers – ledger से group
| Ledger | Under (group) | नोट |
|---|---|---|
| Cash | Cash-in-Hand | पहले से बना है |
| SBI Bank | Bank Accounts | Cheque printing / e-payments के लिए A/c no., IFSC दें |
| Capital | Capital Account | |
| Drawings | Capital Account | Capital घटाता है; balance sheet में capital के नीचे दिखता है |
| Purchases | Purchase Accounts | |
| Purchase Returns | Purchase Accounts | Credit balance purchases घटाता है |
| Sales | Sales Accounts | |
| Sales Returns | Sales Accounts | Debit balance sales घटाता है |
| Furniture | Fixed Assets | |
| Sai Traders | Sundry Creditors | Maintain balances bill-by-bill: Yes (Day 25) |
| Gupta School | Sundry Debtors | Maintain balances bill-by-bill: Yes; credit period 30 दिन |
| Rent | Indirect Expenses | |
| Electricity | Indirect Expenses | |
| Salary | Indirect Expenses | |
| Discount Allowed | Indirect Expenses | |
| Discount Received | Indirect Incomes | |
| Commission Received | Indirect Incomes |
अपना group बनाएँ
जब sub-total चाहिए तब group बनाएँ। उदाहरण: Indirect Expenses के नीचे Shop Expenses जिसमें Rent, Electricity और Shop Maintenance हों। Path: Create → Group → Name: Shop Expenses → Under: Indirect Expenses → Ctrl+A। P&L में Shop Expenses एक line में दिखेगा जिसे खोलकर देख सकते हैं।
Parties Sundry Debtors / Creditors के नीचे ledgers हैं। Area-wise report के लिए Sundry Debtors के नीचे “Debtors – Aligarh” जैसा group बनाएँ, नया primary group नहीं।
Opening balances
जब books बीच से शुरू हों, books-beginning तारीख़ का हर ledger का balance उसके Opening Balance field में डाला जाता है। कुल debit balances = कुल credit balances होने चाहिए। न हों तो balance sheet में Difference in opening balances line आती है – voucher डालने से पहले इसे ठीक करें।
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: 10 ledgers का group चुनें
| Ledger | Group | क्यों |
|---|---|---|
| Carriage Inward | Direct Expenses | माल लाने का ख़र्च |
| Freight Outward | Indirect Expenses | बेचने का ख़र्च, ख़रीदने का नहीं |
| Office Rent | Indirect Expenses | चालू ख़र्च |
| Interest on Bank Loan | Indirect Expenses | Finance cost |
| HDFC Car Loan | Secured Loans | Car के बदले loan |
| Loan from Friend | Unsecured Loans | कोई security नहीं |
| Output CGST | Duties & Taxes | देय tax |
| Security Deposit – Electricity | Deposits (Asset) | वापस मिलने वाली जमा |
| Advance to Staff | Loans & Advances (Asset) | वसूल होगा |
| Bank Interest Received | Indirect Incomes | Non-trading आय |
उदाहरण 2: Opening balances – capital अंतर से निकालें
Shree Paper House 1-10-2026 से TallyPrime पर आती है। Capital के अलावा सारे balances पता हैं। Capital = कुल debit balances – बाकी credit balances।
| Ledger | Under | Opening Dr (₹) | Opening Cr (₹) |
|---|---|---|---|
| Cash | Cash-in-Hand | 18,500 | |
| HDFC Bank | Bank Accounts | 1,42,000 | |
| Furniture & Fixtures | Fixed Assets | 85,000 | |
| Computer | Fixed Assets | 60,000 | |
| Mehta Book Depot | Sundry Debtors | 46,500 | |
| Raj Paper Mills | Sundry Creditors | 38,000 | |
| Bank Loan – HDFC | Secured Loans | 1,20,000 | |
| Capital | Capital Account | 1,94,000 | |
| योग | 3,52,000 | 3,52,000 |
Capital = ₹3,52,000 – ₹1,58,000 = ₹1,94,000 (Cr)। दोनों योग ₹3,52,000 पर मिलते हैं, इसलिए “Difference in opening balances” नहीं आएगा।
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Solution देखें
Wages – Direct Expenses; Telephone – Indirect Expenses; Commission Paid – Indirect Expenses; Sales Returns – Sales Accounts; Postage – Indirect Expenses; Godown Rent – Indirect Expenses; TDS Payable – Duties & Taxes; Fixed Deposit – Deposits (Asset) (या investment के रूप में हो तो Investments); Goodwill – Fixed Assets; PNB Overdraft – Bank OD A/c।Solution देखें
Debits ₹2,52,400, credits ₹2,41,600। Balance sheet में ₹10,800 का “Difference in opening balances” दिखेगा (debit ज़्यादा)। छूटे creditor का ledger ₹10,800 Cr opening balance के साथ बनाने से यह हट जाएगा।Solution देखें
कुल 18 ledgers दिखने चाहिए (17 + Profit & Loss A/c)। कोई ledger ग़लत group में हो तो Alt+G → Alter Master → Ledger से खोलकर “Under” बदलें।🏅 आज के Job Skills
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Group और ledger में क्या अंतर है?
Ledger में transactions record होते हैं; group ledgers को classify करता है और तय करता है कि उनके totals reports में कहाँ दिखें। Group में entry नहीं होती।
Bank overdraft किस group में बनाएँगे और क्यों?
Bank OD A/c (Loans – Liability के नीचे), क्योंकि bank account का credit balance bank को देय रकम है।
Drawings कहाँ जाएगा?
Capital Account के नीचे; यह balance sheet में मालिक की capital घटाता है।
सारांश
- 28 predefined groups = 15 primary (9 balance sheet, 6 P&L) + 13 sub-groups।
- सिर्फ़ Cash और Profit & Loss A/c ledgers predefined हैं।
- Direct items gross profit पर, indirect items net profit पर असर डालते हैं।
- Opening debits = credits, वरना “Difference in opening balances” आता है।
Day 12: हर voucher type – F4 से F9, debit और credit notes – Rohit के transactions के साथ।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
क्या predefined group का नाम बदल या delete कर सकते हैं?
क्या Sales Returns अलग ledger हो?
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
