दिन 26: Cost Centres और Budgets
✅ आज आप सीखेंगे
- Cost centres क्यों: division, branch या project-wise profit
- Cost categories और cost centres बनाना
- Vouchers में आय और ख़र्च allocate करना
- Cost-centre reports पढ़ना
- Budgets बनाना और variance पढ़ना
🏢 असली दुनिया में
Rohit अब तीन तरह से बेचता है: retail counter, schools को bulk supply और online orders। September का कुल profit ₹11,600 है – पर business का कौन सा हिस्सा असल में कमा रहा है? Cost centres इसका जवाब देते हैं, और budgets बताते हैं कि हर ख़र्च योजना के अंदर रहा या नहीं।
Cost centres सेट करें
- 1F11 → Accounting: Maintain cost centres = Yes (ज़रूरत हो तो More than one cost category, जैसे Divisions और Projects)।
- 2Create → Cost Category: Divisions।
- 3Create → Cost Centre: Retail Counter, School Supply, Online Orders – category Divisions में।
- 4Income/expense ledgers में Cost centres are applicable = Yes।
- 5Voucher में रकम के बाद TallyPrime cost-centre allocation पूछता है – रकम के हिसाब से बाँटें।
| Particulars | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Dr | Salary Retail Counter 26,400 · School Supply 26,400 · Online Orders 13,200 | 66,000 | |
| Cr | SBI Bank | 66,000 | |
| योग | 66,000 | 66,000 |
अगर वही प्रतिशत बँटवारा हर महीने दोहराता है तो प्रतिशत के साथ cost centre class बनाएँ (F11/F12 से चालू); TallyPrime फिर अपने-आप allocate करता है।
Cost centre-wise profit – September 2026
| Retail Counter | School Supply | Online Orders | योग | |
|---|---|---|---|---|
| बिक्री | 1,80,000 | 2,60,000 | 90,000 | 5,30,000 |
| घटाएँ: बिके माल की लागत | 1,35,000 | 2,05,000 | 68,000 | 4,08,000 |
| Gross profit | 45,000 | 55,000 | 22,000 | 1,22,000 |
| घटाएँ: Salary | 26,400 | 26,400 | 13,200 | 66,000 |
| घटाएँ: Rent | 12,000 | 7,200 | 4,800 | 24,000 |
| घटाएँ: Electricity | 3,000 | 1,800 | 1,200 | 6,000 |
| घटाएँ: Delivery & Courier | – | 3,600 | 5,400 | 9,000 |
| घटाएँ: Online Platform Fees | – | – | 5,400 | 5,400 |
| योगदान / net | 3,600 | 16,000 | -8,000 | 11,600 |
Report path: Display More Reports → Statements of Accounts → Cost Centres → Category Summary / Cost Centre Break-up। Delivery और platform fees का हिस्सा जोड़ने पर Online Orders में ₹8,000 का loss है, जबकि इसका gross margin अच्छा है (Retail Counter 25.0%, School Supply 21.2%, Online Orders 24.4%)।
Budgets और variance
- 1F11 → Maintain budgets and controls = Yes।
- 2Create → Budget: नाम “FY 2026-27 Monthly”, अवधि 1-9-2026 से 30-9-2026।
- 3Groups या ledgers का budget दें (income/expenses के लिए type: on nett transactions)।
- 4Trial Balance या Group Summary खोलकर budget variance option से budget और actual मिलाएँ।
| Item | Budget (₹) | Actual (₹) | Variance (₹) | स्वभाव | % |
|---|---|---|---|---|---|
| Sales | 5,20,000 | 5,30,000 | 10,000 | अनुकूल | 1.9% |
| Salary | 66,000 | 66,000 | 0 | – | 0.0% |
| Rent | 24,000 | 24,000 | 0 | – | 0.0% |
| Electricity | 5,000 | 6,000 | 1,000 | प्रतिकूल | 20.0% |
| Delivery & Courier | 7,500 | 9,000 | 1,500 | प्रतिकूल | 20.0% |
| Online Platform Fees | 4,500 | 5,400 | 900 | प्रतिकूल | 20.0% |
Budget से ज़्यादा बिक्री अनुकूल है; budget से ज़्यादा ख़र्च प्रतिकूल। Electricity (+20%) और delivery (+20%) का कारण देखना होगा।
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: क्या Online Orders बंद कर दें?
Online Orders: gross profit ₹22,000, बाँटे गए ख़र्च ₹30,000 → loss ₹8,000। पर salary, rent और बिजली (इसका हिस्सा ₹19,200) online बिक्री बंद होने पर भी चलते रहेंगे। सिर्फ़ delivery ₹5,400 और platform fees ₹5,400 बचेंगे, कुल ₹10,800।
Contribution = ₹22,000 – ₹10,800 = ₹11,200 (positive)। बंद करने से कुल profit इतना घटेगा। बेहतर: delivery ख़र्च घटाएँ या online दाम बढ़ाएँ।
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Solution देखें
Retail Counter ₹7,500, School Supply ₹4,500, Online Orders ₹3,000।Solution देखें
–₹8,000 + ₹5,400 = allocation के बाद अब भी ₹2,600 का loss। पर इसका contribution बढ़कर ₹16,600 हो जाता है – इसलिए यह बदलाव करना फ़ायदेमंद है।🏅 आज के Job Skills
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Cost category और cost centre में अंतर?
Cost category classification का समानांतर तरीका है (जैसे Divisions, Projects); cost centres उस category की इकाइयाँ हैं (Retail, School Supply)। एक voucher line कई categories के centres में बँट सकती है।
Allocation के बाद loss दिखाने वाला division बंद करेंगे?
सीधे नहीं। उसका contribution (आय – बचने वाले ख़र्च) देखें। Contribution positive हो तो बंद करने से कुल profit घटेगा क्योंकि साझा fixed ख़र्च चलते रहेंगे।
सारांश
- F11 → Maintain cost centres; ledgers → cost centres applicable।
- Voucher में हर आय/ख़र्च line centres में बाँटें।
- Divisions को contribution से परखें, सिर्फ़ allocation के बाद के net से नहीं।
- Budgets + variance अनुकूल/प्रतिकूल items दिखाते हैं।
Day 27: TallyPrime में Income-tax Act, 2025 के तहत TDS।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
क्या पुराने vouchers में cost centres जोड़ सकते हैं?
क्या budgets ज़्यादा ख़र्च रोकते हैं?
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
