🏆 Module F – Professional तैयारी (दिन 29–30) · दिन 29
दिन 29: Backup, Security, Edit Log और Export
⏱ 60 min📶 Intermediate🎯 100% self-study
दिन 29 / 30
✅ आज आप सीखेंगे
- सुरक्षित backup लेना और restore करना
- Data repair और साल-वार company split
- सीमित अधिकारों वाले users और roles
- TallyVault और Edit Log
- सुरक्षित import और export
🏢 असली दुनिया में
March के सबसे व्यस्त हफ़्ते में hard disk ख़राब हो जाती है। जिस office के पास कल रात का tested backup है वह सिर्फ़ एक सुबह का काम खोता है; जिसके पास नहीं, वह पूरा साल। Data की सुरक्षा IT का नहीं, accountant की ज़िम्मेदारी है।
Backup और restore
- 1Alt+Y (Data) → Backup।
- 2Source: company data path; Destination: external drive या sync होने वाला cloud folder।
- 3Company (या कई) चुनें → Backup। TallyPrime compressed backup file बनाता है।
- 4Restore: Alt+Y → Restore → backup folder और destination data path चुनें → company चुनें → Restore।
- 5Restored company खोलकर आख़िरी voucher की तारीख़ और trial balance total जाँचें।
अच्छी backup आदतें
- 3 copies, 2 अलग media, 1 office के बाहर (3-2-1 नियम)
- दिन के अंत में रोज़ backup; तारीख़ से नाम
- हर महीने restore test करें
- Office से बाहर जाने वाली copies encrypt करें
आम ग़लतियाँ
- Data वाली ही disk पर backup
- TallyPrime खुला रहते live data folder copy करना
- कभी restore test न करना
- सिर्फ़ एक backup, रोज़ overwrite
Repair, migrate और split
| Option (Alt+Y) | कब इस्तेमाल करें |
|---|---|
| Repair | Power cut या crash के बाद TallyPrime data error बताए – पहले backup, फिर repair |
| Migrate | पुराने release या Tally.ERP 9 से मौजूदा TallyPrime release में data ले जाना |
| Split | कई सालों में data बड़ा हो गया – चुने गए financial year से नई company में split; closing balances opening बन जाते हैं |
| Configuration | Default data, backup और export paths बदलना |
ℹ️ Year-end closing ज़रूरी नहीं
TallyPrime balances अपने-आप आगे ले जाता है – नए साल में बस vouchers डालते रहें। Split वैकल्पिक है, बहुत बड़े data के लिए।
Users, roles, TallyVault और Edit Log
| Role | क्या कर सकता है | क्या नहीं |
|---|---|---|
| Owner (Administrator) | सब कुछ, security और data समेत | — |
| Accountant | Vouchers और masters बनाना/बदलना, reports देखना | Security बदलना, 7 दिन से पुराने vouchers delete |
| Data entry operator | Sales और receipt vouchers बनाना | Profit & loss देखना, vouchers बदलना या delete |
| Auditor | सारी reports और Edit Log देखना | कुछ भी बनाना, बदलना या delete |
- 1Security वाली company: Alt+K → Alter → User Access Control चालू (Day 10 में creation पर सेट)।
- 2Alt+K → User Roles: allowed/disallowed actions और reports के साथ roles।
- 3Alt+K → Users and Passwords: हर user role के साथ।
- 4TallyVault (Alt+K → TallyVault) data encrypt करता है – password सुरक्षित रखें; यह वापस नहीं मिलता।
- 5Edit Log: Alt+G → Edit Log हर बनाए, बदले और हटाए voucher या master को user, तारीख़ और समय के साथ दिखाता है।
💼 Office में कैसे होता है – professional tipहर व्यक्ति का अपना login दें – administrator password कभी share न करें। अलग logins से Edit Log सेकंडों में बता देता है “यह invoice किसने बदला?”; shared login में कोई ज़िम्मेदार नहीं होता।
Import और export
- Export (Ctrl+E / Alt+E): कोई भी report या masters/vouchers Excel, PDF, XML या JSON में – CA, bank या GST returns के लिए।
- Import (top menu → Import): Excel/XML से masters और vouchers – opening data और bank statements के लिए उपयोगी। Import से पहले हमेशा backup लें और पहले copy company पर test करें।
- Share (Ctrl+M / Alt+M): invoices और reports e-mail करें; नए releases में WhatsApp sharing भी है।
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: Rohit Stationers का backup plan
| Backup | कब | कहाँ | कितने रखें |
|---|---|---|---|
| Daily | हर शाम closing पर | External drive (बदल-बदलकर) | 7 copies |
| Weekly | शनिवार | Encrypted cloud folder | 4 copies |
| Monthly | GST return filing के बाद | मालिक के घर रखी pen drive | 12 copies |
किसी भी समय office के पास साल भर में फैले 23 restore points हैं, तीन अलग media पर, एक दुकान के बाहर।
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Task 1: पिछले हफ़्ते एक invoice की रकम ₹48,000 से ₹4,800 कर दी गई और कोई मान नहीं रहा। TallyPrime में कैसे पता करेंगे किसने किया, और कौन सी setting चालू होनी चाहिए थी?
Solution देखें
Voucher का Edit Log खोलें (या Alt+G → Edit Log) – हर बदलाव user, तारीख़, समय और पुरानी/नई value के साथ दिखेगा। इसके लिए Edit Log चालू और अलग user logins (User Access Control) ज़रूरी हैं।Task 2: Power cut के बाद company खोलते समय TallyPrime data error दिखाता है। अपने कदम क्रम से लिखिए।
Solution देखें
1) कुछ भी delete न करें। 2) मौजूदा data folder का backup लें (Alt+Y → Backup, या TallyPrime बंद करके copy)। 3) Alt+Y → company Repair करें। 4) खोलकर आख़िरी vouchers और trial balance जाँचें। 5) Repair न हो तो कल रात का backup restore करें और उस दिन के vouchers दोबारा डालें।🏅 आज के Job Skills
✔ Backup और restore✔ Data repair, migrate और split✔ Users, roles और TallyVault✔ Edit Log से बदलावों का audit
Quick quiz
🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें
1. Backup और restore कहाँ?
Alt+Y = Data menu।
2. 3-2-1 नियम:
Backup का मूल नियम।
3. कौन सी report बताती है voucher किसने बदला?
Edit Log चालू हो तो।
4. TallyVault password खो जाए तो:
वापस नहीं मिलता।
Interview corner
💼 Interview Corner
TallyPrime में accounting data कैसे सुरक्षित रखते हैं?
अलग media पर रोज़ tested backups (3-2-1), roles और अलग logins के साथ user access control, TallyVault encryption, Edit Log चालू, और नियंत्रित import/export।
क्या TallyPrime में year-end closing ज़रूरी है?
नहीं। Balances अपने-आप आगे जाते हैं; data बहुत बड़ा हो तो साल के हिसाब से company split कर सकते हैं।
सारांश
- Alt+Y: Backup, Restore, Repair, Migrate, Split।
- 3-2-1 backups; हर महीने restore test।
- Roles के साथ अलग logins; encryption के लिए TallyVault।
- Edit Log बताता है किसने क्या कब बदला।
➡️ आगे
Day 30: final project – पूरा GST + inventory महीना – और interview की तैयारी।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
क्या Google Drive पर backup ले सकते हैं?
ऐसे local folder में backup लें जिसे cloud app (Google Drive, OneDrive) sync करता है, या backup file वहाँ copy करें। TallyPrime का live data path कभी syncing folder में न रखें।
TallyPrime कितनी बार update करें?
नया release आने पर, ख़ासकर GST या income-tax बदलाव लागू होने से पहले – backup लेने के बाद।
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
