दिन 17: Orders, Delivery और Receipt Notes
✅ आज आप सीखेंगे
- Purchase cycle समझना: PO → GRN → bill
- Sales cycle समझना: SO → challan → bill
- Order और tracking numbers से documents जोड़ना
- Rejection in और out record करना
- Pending orders track करके purchase plan करना
🏢 असली दुनिया में
Gupta School नए session के लिए 300 notebooks का order देता है। Rohit के पास सिर्फ़ 80 हैं। Order tracking के बिना order एक पर्ची पर रहता है और आसानी से भूल जाता है। TallyPrime के order processing से pending order, stock की कमी और delivery status दुकान में सबको दिखते हैं।
दो cycles
| Voucher | Key | मतलब | Stock असर | Accounts असर |
|---|---|---|---|---|
| Purchase Order | Ctrl+F9 | Supplier को order दिया | नहीं | नहीं |
| Receipt Note (GRN) | Alt+F9 | माल आया, bill अभी नहीं | Stock ↑ | नहीं* |
| Purchase | F9 | Supplier का bill | Receipt note से जुड़ा हो तो नहीं | Purchases Dr / Supplier Cr |
| Rejection Out | Ctrl+F5 | Bill से पहले माल वापस भेजा | Stock ↓ | नहीं |
| Sales Order | Ctrl+F8 | Customer से order मिला | नहीं | नहीं |
| Delivery Note (Challan) | Alt+F8 | माल भेजा, bill अभी नहीं | Stock ↓ | नहीं* |
| Sales | F8 | Customer का bill | Delivery note से जुड़ा हो तो नहीं | Customer Dr / Sales Cr |
| Rejection In | Ctrl+F6 | Bill से पहले customer ने माल लौटाया | Stock ↑ | नहीं |
* Receipt और delivery notes inventory vouchers हैं; accounting entry bill के साथ आती है। (चाहें तो provisional accounting entry का option है – सीखते समय बंद रखें।) Right button bar पर न दिखें तो F10 (Other Vouchers) में मिलेंगे।
चालू करें
- 1F11 → Inventory: Enable Order Processing = Yes।
- 2F11 → Enable Tracking Numbers (Delivery/Receipt Notes) = Yes।
- 3वैकल्पिक: Enable Rejection Notes = Yes।
- 4Ctrl+A – order vouchers अब F10 और button bar पर दिखेंगे।
Purchase cycle का उदाहरण – A4 paper
| तारीख़ | Voucher | Reference | Qty | उसके बाद स्थिति |
|---|---|---|---|---|
| 10-05-2026 | Purchase Order (Ctrl+F9) | Sai Traders को PO/1 | 100 Ream @ ₹270 | Pending 100 |
| 14-05-2026 | Receipt Note (Alt+F9) | Order no. PO/1 → tracking GRN/1 | 100 Ream | Order पूरा; stock +100; bill बाकी |
| 15-05-2026 | Purchase (F9) | Tracking GRN/1, invoice SAI/131 | 100 Ream = ₹27,000 | Bill दर्ज; Sai Traders Cr ₹27,000 |
Receipt Note में Order No(s) field उस supplier के pending orders दिखाता है – PO/1 चुनें, items अपने-आप भर जाएँगे। Purchase invoice में Receipt Note No(s) (tracking) field GRN जोड़ता है, ताकि stock दो बार न जुड़े।
Pending sales order और कमी
12-05-2026 को Gupta School sales order SO/1 भेजता है: 300 Notebook 200 Pages @ ₹34 = ₹10,200, 1 June तक। May की सारी बिक्री के बाद 31 May को stock: 80।
| Item | Pending sales order | Stock में | ख़रीदना है |
|---|---|---|---|
| Notebook 200 Pages | 300 | 80 | 220 |
Reports: Display More Reports → Statements of Inventory → Sales Order Outstandings / Purchase Order Outstandings। ये order no., due date, pending quantity और value party-wise या item-wise दिखाती हैं।
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: Bill से पहले rejection
मान लें GRN/1 के 100 में से 4 ream फटे थे और bill आने से पहले 14-05-2026 को लौटा दिए। GRN/1 के विरुद्ध 4 ream का Rejection Out (Ctrl+F5) डालें। Stock: +100 – 4 = 96। Sai Traders फिर सिर्फ़ 96 ream = ₹25,920 का bill देगा। Debit note नहीं चाहिए क्योंकि bill में वे थे ही नहीं।
Rejection Out
- Supplier के bill से पहले
- सिर्फ़ inventory
- Receipt note से जुड़ा
Debit Note
- Bill दर्ज होने के बाद
- Stock और accounts
- Purchase invoice से जुड़ा
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Solution देखें
Pending 70 units। Billed (180 + 250) × ₹42 = ₹18,060।Solution देखें
(a) Receipt Note Alt+F9 (b) Delivery Note Alt+F8 (c) Rejection In Ctrl+F6 (d) Receipt note (tracking number) से जुड़ा Purchase F9।🏅 आज के Job Skills
Quick quiz
🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें
Interview corner
💼 Interview Corner
TallyPrime में purchase cycle समझाइए।
Purchase Order (Ctrl+F9) → माल आने पर Receipt Note/GRN (Alt+F9) → tracking number से जुड़ा Purchase invoice (F9) → Payment (F5)। Bill से पहले लौटाए माल के लिए Rejection Out (Ctrl+F5); बाद में Debit Note।
जो orders अभी deliver नहीं हुए उन्हें कैसे देखेंगे?
Sales Order Outstandings report (Statements of Inventory) – party या item-wise pending quantity, value और due date।
सारांश
- PO Ctrl+F9 → GRN Alt+F9 → Purchase F9; SO Ctrl+F8 → Challan Alt+F8 → Sales F8।
- Orders का stock या accounts पर असर नहीं; notes stock पर; invoices accounts पर।
- Bill से पहले Rejection In/Out; बाद में Credit/Debit Note।
- Pending orders – stock = क्या ख़रीदना है (यहाँ 220 notebooks)।
Day 18: stock summary, godown और movement reports, reorder levels और stock valuation (FIFO बनाम average)।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
क्या छोटी दुकान के लिए order processing ज़रूरी है?
जो order कभी पूरा नहीं होगा उसे बंद कर सकते हैं?
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