दिन 13: Practical – एक महीने की Entries
✅ आज आप सीखेंगे
- एक बार में पूरे महीने के vouchers डालना
- Auditor की तरह control balances (cash, bank, parties) जाँचना
- Inventory न हो तब closing stock record करना
- TallyPrime की trial balance, P&L और balance sheet को manual working से मिलाना
- आम entry ग़लतियाँ पकड़कर ठीक करना
🏢 असली दुनिया में
यही test बहुत से employers देते हैं: “यह एक दुकान के एक महीने के transactions हैं। डालिए और trial balance व profit दिखाइए।” Days 4–7 में आपने Rohit Stationers की books हाथ से बनाई थीं। अब TallyPrime में वही करें और साबित करें कि दोनों रुपये-रुपये मिलते हैं।
काम की योजना
- 1Company Rohit Stationers, FY 1-4-2026 से, inventory और GST बंद (Day 10)।
- 216 ledgers और Stock-in-Hand के नीचे Closing Stock बनाएँ (Day 11)।
- 317 vouchers तारीख़ के क्रम में डालें (Day 12 की table)। Educational mode: 1, 2 या 31 तारीख़।
- 4कोई report खोलने से पहले नीचे के control balances मिलाएँ।
- 530-4-2026 के अनुसार closing stock ₹30,000 डालें।
- 6Trial Balance, Profit & Loss और Balance Sheet खोलकर इस page से मिलाएँ।
Day Book में अपेक्षित vouchers: Contra 1, Payment 6, Receipt 3, Journal 1, Sales 2, Purchase 2, Debit Note 1, Credit Note 1।
Control balances – पहले इन्हें मिलाएँ
| Ledger | 30-4-2026 को अपेक्षित balance |
|---|---|
| Cash | ₹87,120 Dr |
| SBI Bank | ₹39,500 Dr |
| Sai Traders | शून्य |
| Gupta School | शून्य |
| Drawings | ₹5,500 Dr |
| Purchases (net of goods withdrawn) | ₹63,500 Dr |
TallyPrime में trial balance
Alt+G → Trial Balance (या Gateway → Display More Reports → Trial Balance)। Ledger-wise detail के लिए Alt+F1, अवधि के लिए Alt+F2 (1-4-2026 से 30-4-2026)। Closing stock डालने से पहले यह दिखना चाहिए:
| Ledger खाता | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|
| Cash A/c | 87,120 | |
| SBI Bank A/c | 39,500 | |
| Capital A/c | 2,00,000 | |
| Drawings A/c | 5,500 | |
| Purchases A/c | 63,500 | |
| Purchase Returns A/c | 2,000 | |
| Sales A/c | 38,000 | |
| Sales Returns A/c | 1,000 | |
| Furniture A/c | 25,000 | |
| Rent A/c | 6,000 | |
| Electricity A/c | 2,300 | |
| Salary A/c | 12,000 | |
| Discount Allowed A/c | 380 | |
| Discount Received A/c | 500 | |
| Commission Received A/c | 1,800 | |
| योग | 2,42,300 | 2,42,300 |
Detailed trial balance (closing balances) – दोनों तरफ़ ₹2,42,300, Day 7 जैसा ही।
दोनों का April में पूरा हिसाब हो गया, इसलिए closing balance शून्य है। TallyPrime default में शून्य balance वाले ledgers trial balance में नहीं दिखाता।
Inventory न हो तब closing stock
- 1F11 → Integrate Accounts with Inventory = No (inventory बंद हो तो default)।
- 2Stock-in-Hand के नीचे Closing Stock ledger (नए business का opening nil)।
- 3Alt+G → Alter Master → Ledger → Closing Stock → तारीख़ 30-4-2026 और रकम ₹30,000 → Ctrl+A।
- 4यह रकम अब Trading account (credit) और balance sheet में Current Assets के नीचे दिखती है।
Closing stock मूल्यांकन है, transaction नहीं। “Closing Stock Dr / Trading A/c Cr” journal से यह दो बार गिना जाएगा। इसे सिर्फ़ ledger master में ऊपर बताए तरीके से डालें।
परिणाम पढ़ें
| Rohit Stationers का Trading Account – 30 April 2026 को समाप्त माह | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Particulars | ₹ | Particulars | ₹ | ||
| To Opening Stock | 0 | By Sales | 38,000 | ||
| To Purchases | 63,500 | Less: Sales Returns | 1,000 | ||
| Less: Purchase Returns | 2,000 | 37,000 | |||
| 61,500 | By Closing Stock | 30,000 | |||
| To Gross Profit c/d | 5,500 | ||||
| 67,000 | 67,000 | ||||
| Rohit Stationers का Profit & Loss Account – 30 April 2026 को समाप्त माह | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Particulars | ₹ | Particulars | ₹ | ||
| To Rent | 6,000 | By Gross Profit b/d | 5,500 | ||
| To Salary | 12,000 | By Commission Received | 1,800 | ||
| To Electricity | 2,300 | By Discount Received | 500 | ||
| To Discount Allowed | 380 | By Net Loss (transferred to Capital) | 12,880 | ||
| 20,680 | 20,680 | ||||
| Rohit Stationers की Balance Sheet – 30 April 2026 को | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Particulars | ₹ | Particulars | ₹ | ||
| Liabilities | Assets | ||||
| Capital | 2,00,000 | Furniture | 25,000 | ||
| Less: Net Loss | 12,880 | Closing Stock | 30,000 | ||
| Less: Drawings | 5,500 | SBI Bank | 39,500 | ||
| 1,81,620 | Cash | 87,120 | |||
| 1,81,620 | 1,81,620 | ||||
Gross profit ₹5,500 है, पर indirect ख़र्च (₹20,680) gross profit और दूसरी आय (₹7,800) से ज़्यादा हैं, इसलिए April में ₹12,880 का net loss है। Closing capital = ₹2,00,000 – ₹12,880 – drawings ₹5,500 = ₹1,81,620, जो balance-sheet total के बराबर है।
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: लक्षण से ग़लती ढूँढें
| TallyPrime में लक्षण | संभावित कारण | सुधार |
|---|---|---|
| Cash ₹91,720 दिख रहा है, ₹87,120 की जगह | Electricity Payment की बजाय Receipt में डाली (अंतर = 2 × ₹2,300) | Voucher alter करें: type Payment करें (या delete करके दोबारा) |
| Cash ₹3,27,120, SBI Bank ₹2,00,500 Cr | 2 April का Contra उल्टा डाला (bank → cash) | Contra खोलकर ledgers बदलें |
| Gupta School ₹380 Dr दिखा रहा है | 18 April की receipt discount line के बिना डाली | Ctrl+H → double entry; Discount Allowed ₹380 Dr जोड़ें |
| Net loss ₹42,880, ₹12,880 की जगह | Closing stock नहीं डाला | Closing Stock ledger alter करें, 30-4-2026 पर ₹30,000 |
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Solution देखें
TB ₹2,42,300; gross profit ₹5,500; net loss ₹12,880; balance sheet ₹1,81,620।Solution देखें
Closing stock का हर अतिरिक्त रुपया profit एक रुपया बढ़ाता है: –₹12,880 + ₹15,000 = net profit ₹2,120।Solution देखें
(a) Net loss ₹6,000 घटकर ₹6,880 होगा और balance sheet में ₹6,000 की झूठी liability दिखेगी; totals फिर भी मिलेंगे, सिर्फ़ group जाँच से पकड़ में आएगा। (b) अगर “Sales” ledger इस्तेमाल हुआ तो profit पर असर नहीं, पर sales register और (बाद में) GST returns से ₹18,000 छूट जाएँगे – माल के लिए हमेशा Sales voucher।🏅 आज के Job Skills
Quick quiz
🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें
Interview corner
💼 Interview Corner
Trial balance मिल रही है पर profit ग़लत लगता है। क्या जाँचेंगे?
ऐसी ग़लतियाँ जो agreement पर असर नहीं डालतीं: ग़लत group (expense liability में), ग़लत voucher type, closing stock छूटा, duplicate या छूटे vouchers। मैं Chart of Accounts से groups, control balances, Day Book की गिनती और closing stock entry जाँचता हूँ।
Accounts inventory से integrate न हों तो closing stock कैसे record होता है?
Stock-in-Hand के नीचे ledger बनाकर उसकी alteration screen में closing तारीख़ और मूल्य डालें। फिर यह Trading account और balance sheet में दिखता है।
सारांश
- 17 vouchers → trial balance दोनों तरफ़ ₹2,42,300।
- Closing stock ₹30,000 Stock-in-Hand ledger में, journal में नहीं।
- Gross profit ₹5,500, net loss ₹12,880, closing capital ₹1,81,620।
- Reports पढ़ने से पहले cash, bank और party balances जाँचें।
Day 14: TallyPrime की हर ज़रूरी report और उन्हें drill, filter व export करने की keys।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
मेरा trial balance total ₹2,42,300 से अलग है। क्या करूँ?
Balance sheet में profit अलग क्यों नहीं दिखता?
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
