📘 Module A – Accounting की नींव (दिन 1–8) · दिन 04
दिन 4: Journal Entries – हल किए उदाहरण
⏱ 90 min📶 Beginner🎯 100% self-study
दिन 4 / 30
✅ आज आप सीखेंगे
- Journal का format: तारीख़, विवरण, L.F., debit, credit
- Professional तरीके से narration लिखना
- Simple बनाम compound entries
- Returns, discounts, drawings और लिए गए माल की entries
- Rohit Stationers का पूरा महीना
🏢 असली दुनिया में
TallyPrime में आप जो भी voucher डालेंगे वह छिपी हुई journal entry है: Payment (F5) यानी “Expense/Party Dr – Cash/Bank Cr”। जो accountant मन में journal लिख लेते हैं वे दोगुनी तेज़ी और कम ग़लतियों से vouchers डालते हैं।
Journal का format
Journal (book of original entry) transactions को तारीख़ के क्रम में record करता है। हर entry में debit खाता (“Dr.” के साथ), credit खाता (“To” से शुरू), रकमें, और “Being…” से शुरू होने वाला narration होता है।
| तारीख़ | विवरण | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|---|
| 01-04-2026 | Cash A/c Dr. | 2,00,000 | |
| To Capital A/c | 2,00,000 | ||
| (Cash से business शुरू किया) | |||
| योग | 2,00,000 | 2,00,000 |
एक journal entry का format
- L.F. (ledger folio) = ledger खाते का page number, posting के समय भरा जाता है।
- पहले debit line, credit line “To” के साथ अंदर खिसकी हुई।
- Narration कुछ शब्दों में transaction समझाता है – auditor इसे पढ़ते हैं।
Compound entries
जब दो से ज़्यादा खाते हों, तो एक compound entry लिखें। उदाहरण: Gupta School पर ₹19,000 बकाया है और वह पूरे हिसाब में ₹18,620 cash देता है – ₹380 का अंतर discount allowed (ख़र्च) है।
| तारीख़ | विवरण | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|---|
| 18-04-2026 | Cash A/c Dr. | 18,620 | |
| Discount Allowed A/c Dr. | 380 | ||
| To Gupta School A/c | 19,000 | ||
| (Gupta School से पूरे हिसाब में cash मिला, 2% discount दिया) | |||
| योग | 19,000 | 19,000 |
Compound entry – cash discount allowed
💼 Office में कैसे होता है – professional tipTallyPrime में इसे एक Receipt voucher (F6) में दो debit lines से डाल सकते हैं, या – जो practice में आम है – ₹18,620 की receipt और ₹380 discount के लिए अलग journal। दोनों से ledgers एक जैसे बनते हैं; अपनी firm की policy अपनाएँ।
ख़ास entries जिनमें students ग़लती करते हैं
| स्थिति | सही entry | आम ग़लती |
|---|---|---|
| मालिक ने निजी उपयोग के लिए माल लिया | Drawings Dr / Purchases Cr (लागत पर) | Sales credit करना |
| Supplier को माल लौटाया | Supplier Dr / Purchase Returns Cr | सीधे Purchases credit करना |
| ग्राहक ने माल लौटाया | Sales Returns Dr / Customer Cr | सीधे Sales debit करना |
| मुफ़्त samples में माल दिया | Advertisement Dr / Purchases Cr | नज़रअंदाज़ करना |
| आग से माल का नुकसान (आंशिक बीमा) | Loss by Fire Dr, Insurance Claim Dr / Purchases Cr | सिर्फ़ एक debit |
| Bank में cash जमा | Bank Dr / Cash Cr (contra entry) | आय मान लेना |
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: Rohit Stationers – April 2026 का पूरा journal
सत्रह transactions, जिनमें दो compound entries (18 और 20 April) हैं। इस page को बनाने वाले program ने जाँचा है कि हर entry और column totals balance हैं।
| तारीख़ | विवरण | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|---|
| 01-04-2026 | Cash A/c Dr. | 2,00,000 | |
| To Capital A/c | 2,00,000 | ||
| (Cash से business शुरू किया) | |||
| 02-04-2026 | SBI Bank A/c Dr. | 1,20,000 | |
| To Cash A/c | 1,20,000 | ||
| (SBI current account में cash जमा किया) | |||
| 03-04-2026 | Purchases A/c Dr. | 25,000 | |
| To Cash A/c | 25,000 | ||
| (Cash से माल ख़रीदा) | |||
| 04-04-2026 | Purchases A/c Dr. | 40,000 | |
| To Sai Traders A/c | 40,000 | ||
| (Sai Traders से उधार माल ख़रीदा) | |||
| 05-04-2026 | Furniture A/c Dr. | 25,000 | |
| To SBI Bank A/c | 25,000 | ||
| (Cheque से furniture ख़रीदा) | |||
| 07-04-2026 | Cash A/c Dr. | 18,000 | |
| To Sales A/c | 18,000 | ||
| (Cash में माल बेचा) | |||
| 09-04-2026 | Gupta School A/c Dr. | 20,000 | |
| To Sales A/c | 20,000 | ||
| (Gupta School को उधार माल बेचा) | |||
| 10-04-2026 | Sai Traders A/c Dr. | 2,000 | |
| To Purchase Returns A/c | 2,000 | ||
| (ख़राब माल Sai Traders को लौटाया) | |||
| 12-04-2026 | Sales Returns A/c Dr. | 1,000 | |
| To Gupta School A/c | 1,000 | ||
| (Gupta School ने माल लौटाया) | |||
| 15-04-2026 | Rent A/c Dr. | 6,000 | |
| To SBI Bank A/c | 6,000 | ||
| (April का दुकान किराया UPI से दिया) | |||
| 18-04-2026 | Cash A/c Dr. | 18,620 | |
| Discount Allowed A/c Dr. | 380 | ||
| To Gupta School A/c | 19,000 | ||
| (Gupta School से पूरे हिसाब में cash मिला, 2% discount दिया) | |||
| 20-04-2026 | Sai Traders A/c Dr. | 38,000 | |
| To SBI Bank A/c | 37,500 | ||
| To Discount Received A/c | 500 | ||
| (Sai Traders को पूरे हिसाब में cheque दिया) | |||
| 22-04-2026 | Drawings A/c Dr. | 4,000 | |
| To Cash A/c | 4,000 | ||
| (निजी उपयोग के लिए cash निकाला) | |||
| 25-04-2026 | Electricity A/c Dr. | 2,300 | |
| To Cash A/c | 2,300 | ||
| (Cash से बिजली बिल दिया) | |||
| 28-04-2026 | Drawings A/c Dr. | 1,500 | |
| To Purchases A/c | 1,500 | ||
| (मालिक ने निजी उपयोग के लिए माल लिया) | |||
| 30-04-2026 | Salary A/c Dr. | 12,000 | |
| To SBI Bank A/c | 12,000 | ||
| (April की salary bank transfer से दी) | |||
| 30-04-2026 | Cash A/c Dr. | 1,800 | |
| To Commission Received A/c | 1,800 | ||
| (Cash में commission मिला) | |||
| योग | 5,35,600 | 5,35,600 |
Rohit Stationers का April 2026 journal (Day 5 में इन्हें ledgers में post करेंगे)
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Task 1: Neha Electricals (May 2026) की journal entries: 1 May bank में ₹3,00,000 पूँजी; 3 May Verma Distributors से ₹80,000 का उधार माल; 6 May NEFT से ₹45,000 का computer; 9 May ₹35,000 cash बिक्री; 12 May Kumar Hardware को ₹50,000 का उधार माल; 15 May Verma Distributors को पूरे हिसाब में NEFT, 2% discount मिला; 20 May cash से ₹7,000 मज़दूरी; 25 May Kumar Hardware ने पूरे हिसाब में NEFT किया, 2% discount दिया।
Solution देखें
| तारीख़ | विवरण | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|---|
| 01-05-2026 | Bank A/c Dr. | 3,00,000 | |
| To Capital A/c | 3,00,000 | ||
| (Bank में पूँजी लगाई) | |||
| 03-05-2026 | Purchases A/c Dr. | 80,000 | |
| To Verma Distributors A/c | 80,000 | ||
| (उधार माल ख़रीदा) | |||
| 06-05-2026 | Computer A/c Dr. | 45,000 | |
| To Bank A/c | 45,000 | ||
| (NEFT से computer ख़रीदा) | |||
| 09-05-2026 | Cash A/c Dr. | 35,000 | |
| To Sales A/c | 35,000 | ||
| (Cash बिक्री) | |||
| 12-05-2026 | Kumar Hardware A/c Dr. | 50,000 | |
| To Sales A/c | 50,000 | ||
| (उधार माल बेचा) | |||
| 15-05-2026 | Verma Distributors A/c Dr. | 80,000 | |
| To Bank A/c | 78,400 | ||
| To Discount Received A/c | 1,600 | ||
| (पूरे हिसाब में भुगतान) | |||
| 20-05-2026 | Wages A/c Dr. | 7,000 | |
| To Cash A/c | 7,000 | ||
| (मज़दूरी दी) | |||
| 25-05-2026 | Bank A/c Dr. | 49,000 | |
| Discount Allowed A/c Dr. | 1,000 | ||
| To Kumar Hardware A/c | 50,000 | ||
| (पूरे हिसाब में रकम मिली) | |||
| योग | 6,47,000 | 6,47,000 |
Task 2: Entries कीजिए: (a) ₹3,000 का माल मुफ़्त samples में दिया। (b) ₹20,000 लागत का माल आग में नष्ट; बीमा company ने ₹15,000 का claim माना। (c) मालिक ने ₹2,500 लागत का माल निजी उपयोग के लिए लिया।
Solution देखें
(a) Advertisement A/c Dr 3,000 / To Purchases A/c 3,000। (b) Insurance Claim A/c Dr 15,000; Loss by Fire A/c Dr 5,000 / To Purchases A/c 20,000। (c) Drawings A/c Dr 2,500 / To Purchases A/c 2,500।🏅 आज के Job Skills
✔ Narration के साथ journal entries लिखना✔ Compound entries और discounts संभालना✔ Returns, drawings और नुकसान record करना✔ Dr total = Cr total जाँचना
Quick quiz
🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें
1. Journal entry का narration आम तौर पर किससे शुरू होता है?
Narration “Being…” से शुरू होता है।
2. मालिक द्वारा लिया माल किस खाते में credit होता है?
Drawings Dr / Purchases Cr, लागत पर।
3. ₹10,000 बकाया वाला ग्राहक पूरे हिसाब में ₹9,800 देता है। Discount allowed:
Discount allowed ख़र्च है → debit।
4. एक से ज़्यादा debit या credit वाली entry:
Compound entry।
Interview corner
💼 Interview Corner
Compound journal entry क्या है? उदाहरण दें।
जिस entry में एक से ज़्यादा debit और/या credit हों। उदाहरण: ग्राहक cash discount के साथ हिसाब करे तो Cash Dr 18,620 और Discount Allowed Dr 380 / To Debtor 19,000।
मुफ़्त samples में बाँटे माल की entry?
Advertisement (या Sales Promotion) A/c Dr / To Purchases A/c, लागत पर।
सारांश
- Journal = तारीख़ के क्रम में record; पहले Dr line, credit “To” के साथ, narration “Being” से।
- दो से ज़्यादा खाते हों तो compound entry।
- Returns, माल की drawings और samples में Purchases/Sales Returns सही इस्तेमाल।
- कुल debit हमेशा कुल credit के बराबर।
➡️ आगे
Day 5: इस April journal को ledger accounts में post करके balance करना।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
TallyPrime इस्तेमाल करते समय क्या journal लिखते हैं?
आप vouchers डालते हैं, पर हर voucher एक journal entry है। Journal का ज्ञान सही voucher और ledgers चुनने में मदद करता है।
Contra entry क्या है?
सिर्फ़ cash और bank के बीच की entry, जैसे bank में cash जमा या office के लिए cash निकालना। TallyPrime में इसे Contra voucher (F4) से डालते हैं।
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
