📦 Module C – Inventory (दिन 15–18) · दिन 16

दिन 16: Item Invoice – Stock के साथ Purchase और Sales

⏱ 80 min📶 Intermediate🎯 100% self-study

दिन 16 / 30

✅ आज आप सीखेंगे

Item-wise purchase invoice (F9)
Discount column के साथ sales invoice (F8)
Items को godowns में allocate करना
Item-wise purchase return (Debit Note)
हर invoice accounts और stock पर क्या असर डालता है

🏢 असली दुनिया में

Customer Rohit से ऐसा छपा bill माँगता है जिसमें हर item, quantity और rate हो। साथ ही A4 paper का stock ठीक उतने ream घटना चाहिए जितने बिके। TallyPrime का एक item invoice दोनों करता है – एक ही entry में accounts और stock update।

Item invoice बनाम accounting invoice

Item invoice

Stock items, qty, rate दिखाता है
Stock और accounts साथ में update
Trading के माल के लिए

Accounting invoice

सिर्फ़ ledgers और रकम
Stock पर असर नहीं
Services या inventory बंद हो तब

Sales/Purchase voucher में Ctrl+H दोनों में बदलता है

Purchase invoice (F9)

1Gateway → Vouchers → F9 (Purchase)। Title में Item Invoice दिखे (न दिखे तो Ctrl+H)।
2Supplier Invoice No. SAI/112 और तारीख़ 02-05-2026।
3Party A/c name: Sai Traders। Purchase ledger: Purchases।
4हर stock item चुनें → godown → quantity → rate। Amount = qty × rate।
5Narration और Ctrl+A।

Purchase – Sai Traders, invoice SAI/112, 02-05-2026
Item	Qty	Rate (₹)	Disc %	Amount (₹)
A4 Copier Paper 75 GSM	200 Ream	260		52,000
Ball Pen Blue	50 Box	80		4,000
Geometry Box	40 Nos	60		2,400
योग				58,400

Purchase Voucher F9No. 1 · तारीख़ 02-05-2026

	Particulars	Debit	Credit
Dr	Purchases 3 items, stock बढ़ा	58,400
Cr	Sai Traders		58,400
	योग	58,400	58,400

Narration: ऊपर के item invoice का accounting असर

Discount column के साथ sales invoice (F8)

हर item पर discount दिखाने के लिए sales invoice में F12 दबाकर अलग discount column वाला option चालू करें। फिर TallyPrime amount = qty × rate – discount % निकालता है।

Sales invoice no. 1 – Gupta School, 06-05-2026
Item	Qty	Rate (₹)	Disc %	Amount (₹)
A4 Copier Paper 75 GSM	150 Ream	300		45,000
Notebook 200 Pages	120 Nos	35	5	3,990
Ball Pen Blue	20 Box	110		2,200
योग				51,190

Notebooks: 120 × ₹35 = ₹4,200, 5% कम (₹210) = ₹3,990। यह trade discount है – invoice पर दिखता है, Discount Allowed ledger में कभी नहीं जाता।

Sales Voucher F8No. 1 · तारीख़ 06-05-2026

	Particulars	Debit	Credit
Dr	Gupta School	51,190
Cr	Sales 3 items, stock घटा		51,190
	योग	51,190	51,190

Narration: उधार बिक्री – Gupta School

Cash sale no. 2, 22-05-2026 (Party A/c: Cash)
Item	Qty	Rate (₹)	Disc %	Amount (₹)
A4 Copier Paper 75 GSM	120 Ream	310		37,200
Geometry Box	25 Nos	90		2,250
Ball Pen Blue	15 Box	110		1,650
योग				41,100

💼 Office में कैसे होता है – professional tipCounter (walk-in) बिक्री में Party A/c में Cash चुनें – हर walk-in customer का ledger न बनाएँ। Customer bill चाहे तो buyer details में नाम और mobile लिखें; returns में मदद मिलती है।

Item-wise returns

08-05-2026 को Rohit ने 5 ख़राब geometry box Sai Traders को लौटाए। Item-invoice mode में Alt+F5 (Debit Note) लें, मूल purchase invoice SAI/112 से जोड़ें और item डालें:

Debit Note no. 1 – Sai Traders, 08-05-2026
Item	Qty	Rate (₹)	Disc %	Amount (₹)
Geometry Box	5 Nos	60		300
योग				300

Debit Note Voucher Alt+F5No. 1 · तारीख़ 08-05-2026

	Particulars	Debit	Credit
Dr	Sai Traders	300
Cr	Purchase Returns Geometry Box का stock 5 घटा		300
	योग	300	300

Narration: Invoice SAI/112 के विरुद्ध माल लौटाया

ℹ️ Sales returns

Customer का return इसी तरह Alt+F6 (Credit Note) से: Sales Returns Dr, customer Cr, और stock वापस आता है।

हल किए उदाहरण

उदाहरण 1: दूसरी purchase और उसका असर

Purchase – Sai Traders, invoice SAI/131, 15-05-2026
Item	Qty	Rate (₹)	Disc %	Amount (₹)
A4 Copier Paper 75 GSM	100 Ream	270		27,000
योग				27,000

May की entries के बाद Sai Traders का खाता (Cr): ₹58,400 + ₹27,000 – ₹300 (debit note) = ₹85,100 देना है।

अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)

हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।

🏋️ Practice – ख़ुद करें

Task 1: 28-05-2026 का sales invoice no. 3 Mehta Book Depot (उधार) के लिए बनाइए: A4 Copier Paper 40 ream @ ₹305; Geometry Box 10 @ ₹95 पर 10% discount; Ball Pen Blue 5 box @ ₹115। Invoice total और journal असर क्या होगा?

Solution देखें

A4 Copier Paper 75 GSM 40 × ₹305 = ₹12,200; Geometry Box 10 × ₹95 – 10% = ₹855; Ball Pen Blue 5 × ₹115 = ₹575। कुल ₹13,630। Mehta Book Depot Dr ₹13,630 / Sales Cr ₹13,630; तीनों items का stock घटेगा।

Task 2: Invoice पर 5% trade discount Discount Allowed ledger में क्यों नहीं जाना चाहिए, जबकि जल्दी भुगतान पर 2% discount जाना चाहिए?

Solution देखें

Trade discount बिक्री मूल्य ही घटाता है – sale net में record होती है। Cash discount बिक्री के बाद जल्दी भुगतान पर मिलता है, इसलिए यह अलग ख़र्च (Discount Allowed) है।

🏅 आज के Job Skills

✔ Item-wise purchases और sales✔ Discount column सही इस्तेमाल✔ Godown allocation✔ Item-wise returns

Quick quiz

🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें

1. Item invoice क्या update करता है?

यही इसका मुख्य फ़ायदा है।

2. 120 notebooks @ ₹35 – 5% =

4,200 – 210।

3. Items के साथ purchase return:

Alt+F5 Debit Note।

4. Item और accounting invoice में बदलने के लिए:

Ctrl+H = mode बदलें।

Interview corner

💼 Interview Corner

Sales invoice पर हर item का discount कैसे दिखाएँगे?

Sales voucher में F12 से अलग discount column चालू करें; हर item पर discount % डालें, TallyPrime net amount निकालता है। यह trade discount है, अलग ledger entry नहीं।

Walk-in customer को cash sale कैसे record करेंगे?

Sales voucher (F8) में Party A/c = Cash; चाहें तो party details में buyer का नाम और mobile।

सारांश

Item invoice = एक voucher में stock + accounts।
Trade discount invoice पर रहता है; cash discount ledger में।
Items के साथ purchase return Alt+F5, sales return Alt+F6।
Walk-in बिक्री में party Cash।

➡️ आगे

Day 17: order processing – purchase/sales orders, receipt और delivery notes, और pending orders।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)

क्या invoice पर item का rate बदल सकते हैं?

हाँ, rate हर invoice पर लिखा जाता है। Price list (price levels) बना दें तो rate अपने-आप भर जाता है।

अगर stock से ज़्यादा बेच दूँ तो?

TallyPrime negative stock की चेतावनी देता है। देखें कोई purchase entry बाकी तो नहीं; negative stock का मतलब अक्सर छूटी या देर से डली purchase entry है।

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