दिन 7: Cash Book और Subsidiary Books
✅ आज आप सीखेंगे
- Business journal को subsidiary books में क्यों बाँटते हैं
- Simple, two-column और three-column cash book
- Contra entries (C) और discount columns
- Petty cash book (imprest system)
- Purchase, sales और returns books
🏢 असली दुनिया में
एक व्यस्त medical store दिन में 300 cash बिक्री करता है। 300 journal entries लिखना नामुमकिन है – इसलिए cash, cash book में; उधार ख़रीद, purchase book में जाती है, और सिर्फ़ totals post होते हैं। TallyPrime की Cash Book और Sales Register इन्हीं के digital रूप हैं।
Subsidiary books एक नज़र में
| Book | क्या record करती है | TallyPrime report |
|---|---|---|
| Cash book | सभी cash और bank प्राप्तियाँ व भुगतान | Account Books → Cash/Bank Book(s) |
| Purchase book | सिर्फ़ माल की उधार ख़रीद | Account Books → Purchase Register |
| Sales book | सिर्फ़ माल की उधार बिक्री | Account Books → Sales Register |
| Purchase returns book | Suppliers को लौटाया माल | Debit Note Register |
| Sales returns book | ग्राहकों का लौटाया माल | Credit Note Register |
| Journal proper | बाकी सब: opening, closing, adjustment, rectification, assets की उधार ख़रीद | Journal Register |
Purchase book सिर्फ़ दोबारा बेचने वाले माल की उधार ख़रीद record करती है। Furniture या computer की उधार ख़रीद journal proper में जाती है।
Cash book
- Cash book एक journal (book of original entry) भी है और ledger भी (यह Cash और Bank खातों की जगह लेती है)।
- प्राप्तियाँ बाएँ (Dr), भुगतान दाएँ (Cr)।
- Contra entry (C): bank में cash जमा या office के लिए bank से cash निकालना – दोनों पक्षों पर आती है।
- Discount columns सिर्फ़ memorandum totals हैं; totals Discount Allowed (Dr) और Discount Received (Cr) खातों में post होते हैं।
Petty cash book (imprest system)
छोटे रोज़ के ख़र्च (चाय, courier, stationery, auto किराया) petty cashier एक तय advance से देता है जिसे imprest कहते हैं, जैसे ₹5,000। हफ़्ते के अंत में मुख्य cashier ठीक उतना लौटाता है जितना ख़र्च हुआ, ताकि petty cash फिर ₹5,000 हो जाए।
| मद | Postage | Stationery | Conveyance | Refreshment | योग |
|---|---|---|---|---|---|
| Client को courier | 180 | 180 | |||
| Printer paper | 650 | 650 | |||
| Bank तक auto | 120 | 120 | |||
| Staff चाय (हफ़्ता) | 420 | 420 | |||
| कुल ख़र्च (वापस मिला) | 180 | 650 | 120 | 420 | 1,370 |
हल किए उदाहरण
उदाहरण 1: Rohit Stationers की three-column cash book – April 2026
उन्हीं April transactions से बनी। 2 April की contra entry और 18 व 20 April के discount columns देखिए। Closing balances Day 5 के ledgers से मिलते हैं।
| तारीख़ | प्राप्तियाँ (Dr) | Disc. | Cash | Bank | तारीख़ | भुगतान (Cr) | Disc. | Cash | Bank |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-2026 | To Capital | 2,00,000 | 02-04-2026 | By SBI Bank (C) | 1,20,000 | ||||
| 02-04-2026 | To Cash (C) | 1,20,000 | 03-04-2026 | By Purchases | 25,000 | ||||
| 07-04-2026 | To Sales | 18,000 | 05-04-2026 | By Furniture | 25,000 | ||||
| 18-04-2026 | To Gupta School | 380 | 18,620 | 15-04-2026 | By Rent | 6,000 | |||
| 30-04-2026 | To Commission Received | 1,800 | 20-04-2026 | By Sai Traders | 500 | 37,500 | |||
| 22-04-2026 | By Drawings | 4,000 | |||||||
| 25-04-2026 | By Electricity | 2,300 | |||||||
| 30-04-2026 | By Salary | 12,000 | |||||||
| 30-04-2026 | By Balance c/d | 87,120 | 39,500 | ||||||
| 380 | 2,38,420 | 1,20,000 | 500 | 2,38,420 | 1,20,000 | ||||
| 01-05-2026 | To Balance b/d | 87,120 | 39,500 |
Cash ₹87,120 और bank ₹39,500 आगे ले गए; discount allowed ₹380 और discount received ₹500 totals के रूप में post।
उदाहरण 2: Sales book (उधार बिक्री) – format उदाहरण
| तारीख़ | ग्राहक | Invoice no. | विवरण | रकम (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 09-04-2026 | Gupta School | RS/26-27/001 | 200 registers @ ₹100 | 20,000 |
| 16-04-2026 | Bright Coaching | RS/26-27/002 | 50 calculators @ ₹540 | 27,000 |
| 27-04-2026 | Gupta School | RS/26-27/003 | 100 files @ ₹45 | 4,500 |
| 30-04-2026 | Sales A/c (Cr) में post किया योग | 51,500 |
हर ग्राहक का खाता अलग-अलग debit होता है; Sales में सिर्फ़ महीने का योग credit होता है।
अभ्यास प्रश्न (बिना हल – उत्तर छिपा है)
हर प्रश्न पहले कागज़ पर या TallyPrime में ख़ुद करें, फिर उत्तर खोलकर जाँचें।
🏋️ Practice – ख़ुद करें
Solution देखें
| तारीख़ | प्राप्तियाँ (Dr) | Disc. | Cash | Bank | तारीख़ | भुगतान (Cr) | Disc. | Cash | Bank |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2026 | To Capital | 20,000 | 80,000 | 03-07-2026 | By Purchases | 12,000 | |||
| 05-07-2026 | To HDFC Bank (C) | 10,000 | 05-07-2026 | By Cash (C) | 10,000 | ||||
| 10-07-2026 | To Arora & Sons | 500 | 24,500 | 14-07-2026 | By Advertisement | 6,000 | |||
| 25-07-2026 | To Sales | 15,500 | 20-07-2026 | By Mehta Paper | 600 | 29,400 | |||
| 31-07-2026 | By Wages | 4,000 | |||||||
| 31-07-2026 | By Balance c/d | 29,500 | 59,100 | ||||||
| 500 | 45,500 | 1,04,500 | 600 | 45,500 | 1,04,500 | ||||
| 01-05-2026 | To Balance b/d | 29,500 | 59,100 |
Closing balances: cash ₹29,500, bank ₹59,100। Discount allowed ₹500 (Dr), discount received ₹600 (Cr)।
Solution देखें
(a) Purchase book (b) Cash book (c) Journal proper (d) Sales returns book (e) Journal proper।🏅 आज के Job Skills
Quick quiz
🧠 Quick Quiz – ख़ुद को जाँचें
Interview corner
💼 Interview Corner
Cash book journal और ledger दोनों क्यों है?
Transactions पहले इसी में record होते हैं (journal की तरह) और यह Cash और Bank खातों का काम भी करती है, इसलिए उनके अलग ledger खाते नहीं रखे जाते।
Contra entry क्या है? TallyPrime का कौन सा voucher?
सिर्फ़ cash और bank को प्रभावित करने वाली entry (जमा या निकासी)। TallyPrime में Contra voucher (F4) से।
सारांश
- Subsidiary books समय बचाती हैं: cash book, purchase/sales books, returns books, journal proper।
- Three-column cash book: discount, cash, bank; contra entries पर C।
- Imprest पर petty cash ठीक ख़र्च जितना वापस मिलता है।
- TallyPrime इन्हें Cash/Bank books और registers के रूप में दिखाता है।
Day 8: final accounts – trading account, profit and loss account और balance sheet, adjustments के साथ।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
Two-column cash book क्या है?
TallyPrime में petty cash कहाँ दिखता है?
Tally और TallyPrime, Tally Solutions Pvt. Ltd. के trademarks हैं। यह एक स्वतंत्र course है – Tally Solutions से जुड़ा या उसके द्वारा मान्य नहीं। Examples में सभी business नाम, GSTIN और रकमें काल्पनिक (sample) हैं।
