Communication Skills-II
What is communication?
Methods of communication
| Method | Meaning | Examples |
|---|---|---|
| Verbal | Using words – spoken (oral) or written | Phone call, class presentation, email, letter, SMS |
| Non-verbal | Without words – body language | Facial expressions, gestures, posture, eye contact, touch, personal space, tone |
| Visual | Using images and symbols | Traffic signs, charts, graphs, maps, posters, emojis |
Communication cycle and feedback
- Sender has an idea and encodes it into words, signs or pictures.
- The message travels through a channel (speech, phone, email, letter).
- The receiver gets the message and decodes (interprets) it.
- The receiver gives feedback – a reply that shows how the message was understood.
Feedback completes the cycle. Good feedback is specific (“your second slide had too much text”), timely, and polite. Feedback can be positive (praise for what went well) or negative/constructive (what to improve).
Barriers to effective communication
| Barrier | Example | How to overcome |
|---|---|---|
| Physical | Noise, poor network, long distance, closed door | Move to a quiet place, use a clear channel |
| Linguistic (language) | Receiver does not know the language or technical words | Use simple, common words; explain terms |
| Interpersonal / emotional | Anger, fear, nervousness, lack of trust | Stay calm, listen, build trust |
| Organisational | Too many levels in a company, unclear rules | Clear channels and simple procedures |
| Cultural | Different customs, gestures and greetings | Respect differences; learn local customs |
The 7 Cs of effective communication
| C | Meaning |
|---|---|
| Clear | The purpose and message are easy to understand |
| Concise | Short and to the point; no unnecessary words |
| Concrete | Specific facts and figures, not vague statements |
| Correct | No grammar, spelling or factual mistakes |
| Coherent | Ideas are logical and connected |
| Complete | All information the receiver needs is included |
| Courteous | Polite, respectful and friendly |
Writing skills
A sentence is a group of words that expresses a complete thought. It has two parts: the subject (who or what the sentence is about) and the predicate (what the subject does or is). In “Riya | completed the project”, Riya is the subject and completed the project is the predicate; the project is the object.
| Part of speech | Use | Example |
|---|---|---|
| Noun | Name of a person, place, thing or idea | Delhi, laptop, honesty |
| Pronoun | Used in place of a noun | he, she, it, they |
| Verb | Action or state | run, is, write |
| Adjective | Describes a noun | fast computer, tall boy |
| Adverb | Describes a verb, adjective or adverb | speaks clearly, very fast |
| Preposition | Shows relation/position | in, on, under, between |
| Conjunction | Joins words or sentences | and, but, because |
| Interjection | Expresses sudden feeling | Wow! Oh! Hurray! |
| Type of sentence | Purpose | Example |
|---|---|---|
| Declarative (statement) | Gives information; ends with a full stop | The exam starts at 10 am. |
| Interrogative (question) | Asks something; ends with ? | Have you saved the file? |
| Imperative (command/request) | Gives an order or request | Please close the door. |
| Exclamatory | Shows strong feeling; ends with ! | What a great result! |
Active voice: the subject does the action – “The teacher checked the copies.” Passive voice: the action is done to the subject – “The copies were checked by the teacher.” Active voice is usually clearer and shorter.
Quick revision
- Methods: verbal (oral/written), non-verbal (body language), visual (signs, charts).
- Cycle: Sender → Message → Channel → Receiver → Feedback.
- Barriers: physical, linguistic, interpersonal, organisational, cultural.
- 7 Cs: Clear, Concise, Concrete, Correct, Coherent, Complete, Courteous.
- Sentence = subject + predicate; 8 parts of speech; 4 types of sentences.
Practice MCQs (tap an option)
Q1. Which step completes the communication cycle?
Feedback shows the sender how the message was understood, completing the cycle.
Q2. A traffic signal is an example of which method of communication?
Signs, symbols and colours are visual communication.
Q3. Loud construction noise during a phone call is a:
Noise and distance are physical barriers.
Q4. Which of the 7 Cs means “short and to the point”?
Concise messages avoid unnecessary words.
Q5. “Please submit the file by Monday.” is which type of sentence?
It makes a request, so it is imperative.
Q6. In “She quickly finished the report”, the word “quickly” is a/an:
“Quickly” describes how she finished – it modifies the verb.
Short answer questions (2 marks)
Q1. What is the communication cycle? Name its elements.
It is the process by which a message travels from sender to receiver and back. Elements: sender, message, channel, receiver and feedback (with encoding and decoding).
Q2. Give two examples each of verbal and non-verbal communication.
Verbal: a phone call, an email. Non-verbal: a smile/facial expression, a hand gesture such as thumbs-up.
Q3. What are the qualities of good feedback?
Good feedback is specific, timely, polite, based on facts (not personal), and suggests how to improve.
Q4. Differentiate between subject and predicate with an example.
Subject is who/what the sentence is about; predicate tells what the subject does. “Aman | plays cricket” – Aman is the subject, “plays cricket” is the predicate.
Long answer questions (4 marks)
Q1. Explain any four barriers to effective communication and how to overcome them.
- Physical – noise, distance, poor network; overcome by choosing a quiet place and a reliable channel.
- Linguistic – unfamiliar language or jargon; use simple words and explain terms.
- Interpersonal/emotional – anger, fear, mistrust; stay calm, listen actively and build trust.
- Cultural – different customs and gestures; respect differences and learn the local customs.
Q2. Explain the 7 Cs of effective communication with an example of a clear and concise message.
The 7 Cs are Clear, Concise, Concrete, Correct, Coherent, Complete and Courteous (see the table above). Example: instead of “Maybe we can meet sometime next week about the thing”, write “Please meet me in Lab 2 on Monday at 11 am to finalise the science project.” It is clear (purpose), concise, concrete (place and time), complete and courteous (“please”).
Communication क्या है?
Communication के तरीके
| तरीका | अर्थ | उदाहरण |
|---|---|---|
| Verbal | शब्दों से – बोलकर (oral) या लिखकर | Phone call, class presentation, email, पत्र, SMS |
| Non-verbal | बिना शब्दों के – body language | चेहरे के भाव, हाव-भाव, बैठने/खड़े होने का ढंग, आँखों का संपर्क, स्पर्श, दूरी, आवाज़ का tone |
| Visual | चित्रों और प्रतीकों से | Traffic signs, charts, graphs, नक़्शे, posters, emojis |
Communication cycle और feedback
- Sender के पास विचार होता है और वह उसे शब्दों, संकेतों या चित्रों में encode करता है।
- Message किसी channel (बोलकर, phone, email, पत्र) से जाता है।
- Receiver संदेश पाता है और उसे decode (समझता) करता है।
- Receiver feedback देता है – जवाब जो दिखाता है कि संदेश कैसे समझा गया।
Feedback cycle को पूरा करता है। अच्छा feedback specific (“आपकी दूसरी slide पर बहुत text था”), समय पर और विनम्र होता है। Feedback positive (जो अच्छा हुआ उसकी तारीफ़) या negative/constructive (क्या सुधारना है) हो सकता है।
प्रभावी communication की बाधाएँ
| बाधा | उदाहरण | कैसे दूर करें |
|---|---|---|
| Physical | शोर, ख़राब network, ज़्यादा दूरी, बंद दरवाज़ा | शांत जगह जाएँ, साफ़ channel इस्तेमाल करें |
| Linguistic (भाषा) | Receiver भाषा या technical शब्द नहीं जानता | सरल, आम शब्द; कठिन शब्द समझाएँ |
| Interpersonal / भावनात्मक | ग़ुस्सा, डर, घबराहट, भरोसे की कमी | शांत रहें, सुनें, भरोसा बनाएँ |
| Organisational | Company में बहुत स्तर, अस्पष्ट नियम | साफ़ channels और सरल प्रक्रिया |
| Cultural | अलग रीति-रिवाज, हाव-भाव और अभिवादन | अंतर का सम्मान करें; स्थानीय रिवाज सीखें |
प्रभावी communication के 7 Cs
| C | अर्थ |
|---|---|
| Clear | उद्देश्य और संदेश समझने में आसान |
| Concise | छोटा और सटीक; बेकार शब्द नहीं |
| Concrete | अस्पष्ट बातों की जगह ठोस तथ्य और आँकड़े |
| Correct | Grammar, spelling या तथ्य की कोई ग़लती नहीं |
| Coherent | विचार तार्किक और जुड़े हुए |
| Complete | Receiver को जो चाहिए वह सारी जानकारी |
| Courteous | विनम्र, सम्मानजनक और मैत्रीपूर्ण |
Writing skills
वाक्य शब्दों का समूह है जो पूरा विचार व्यक्त करता है। इसके दो भाग होते हैं: subject (वाक्य किसके बारे में है) और predicate (subject क्या करता है या क्या है)। “Riya | completed the project” में Riya subject है और completed the project predicate; the project object है।
| Part of speech | उपयोग | उदाहरण |
|---|---|---|
| Noun | व्यक्ति, जगह, वस्तु या विचार का नाम | Delhi, laptop, honesty |
| Pronoun | Noun की जगह | he, she, it, they |
| Verb | क्रिया या अवस्था | run, is, write |
| Adjective | Noun की विशेषता | fast computer, tall boy |
| Adverb | Verb, adjective या adverb की विशेषता | speaks clearly, very fast |
| Preposition | संबंध/स्थिति | in, on, under, between |
| Conjunction | शब्द या वाक्य जोड़ता है | and, but, because |
| Interjection | अचानक भाव | Wow! Oh! Hurray! |
| वाक्य का प्रकार | उद्देश्य | उदाहरण |
|---|---|---|
| Declarative (statement) | जानकारी देता है; full stop से ख़त्म | The exam starts at 10 am. |
| Interrogative (प्रश्न) | कुछ पूछता है; ? से ख़त्म | Have you saved the file? |
| Imperative (आदेश/अनुरोध) | आदेश या अनुरोध | Please close the door. |
| Exclamatory | तीव्र भाव; ! से ख़त्म | What a great result! |
Active voice: subject काम करता है – “The teacher checked the copies.” Passive voice: काम subject पर होता है – “The copies were checked by the teacher.” Active voice आम तौर पर ज़्यादा साफ़ और छोटी होती है।
झटपट दोहराई
- तरीके: verbal (बोलकर/लिखकर), non-verbal (body language), visual (संकेत, charts)।
- Cycle: Sender → Message → Channel → Receiver → Feedback।
- बाधाएँ: physical, linguistic, interpersonal, organisational, cultural।
- 7 Cs: Clear, Concise, Concrete, Correct, Coherent, Complete, Courteous।
- वाक्य = subject + predicate; 8 parts of speech; वाक्य के 4 प्रकार।
अभ्यास MCQs (option पर tap करें)
Q1. Communication cycle को कौन सा चरण पूरा करता है?
Feedback sender को बताता है कि संदेश कैसे समझा गया, जिससे cycle पूरा होता है।
Q2. Traffic signal किस तरह के communication का उदाहरण है?
संकेत, प्रतीक और रंग visual communication हैं।
Q3. Phone call के दौरान निर्माण का तेज़ शोर किस तरह की बाधा है?
शोर और दूरी physical barriers हैं।
Q4. 7 Cs में से कौन सा “छोटा और सटीक” का अर्थ है?
Concise संदेश बेकार शब्दों से बचते हैं।
Q5. “Please submit the file by Monday.” किस प्रकार का वाक्य है?
यह अनुरोध करता है, इसलिए imperative है।
Q6. “She quickly finished the report” में “quickly” क्या है?
“Quickly” बताता है कि उसने कैसे पूरा किया – यह verb की विशेषता है।
लघु उत्तरीय प्रश्न (2 अंक)
Q1. Communication cycle क्या है? इसके तत्व बताइए।
यह वह प्रक्रिया है जिससे संदेश sender से receiver तक जाता है और वापस आता है। तत्व: sender, message, channel, receiver और feedback (encoding और decoding के साथ)।
Q2. Verbal और non-verbal communication के दो-दो उदाहरण दीजिए।
Verbal: phone call, email। Non-verbal: मुस्कान/चेहरे के भाव, thumbs-up जैसा हाथ का इशारा।
Q3. अच्छे feedback के गुण क्या हैं?
अच्छा feedback specific, समय पर, विनम्र, तथ्यों पर आधारित (व्यक्तिगत नहीं) होता है और सुधार का तरीका बताता है।
Q4. उदाहरण सहित subject और predicate में अंतर बताइए।
Subject बताता है वाक्य किसके बारे में है; predicate बताता है subject क्या करता है। “Aman | plays cricket” – Aman subject है, “plays cricket” predicate।
दीर्घ उत्तरीय प्रश्न (4 अंक)
Q1. प्रभावी communication की किन्हीं चार बाधाओं और उन्हें दूर करने के तरीके समझाइए।
- Physical – शोर, दूरी, ख़राब network; शांत जगह और भरोसेमंद channel चुनें।
- Linguistic – अनजान भाषा या कठिन शब्द; सरल शब्द इस्तेमाल करें और terms समझाएँ।
- Interpersonal/भावनात्मक – ग़ुस्सा, डर, अविश्वास; शांत रहें, ध्यान से सुनें, भरोसा बनाएँ।
- Cultural – अलग रिवाज और हाव-भाव; अंतर का सम्मान करें और स्थानीय रिवाज सीखें।
Q2. प्रभावी communication के 7 Cs को एक साफ़ और छोटे संदेश के उदाहरण के साथ समझाइए।
7 Cs हैं Clear, Concise, Concrete, Correct, Coherent, Complete और Courteous (ऊपर की table देखें)। उदाहरण: “शायद अगले हफ़्ते कभी उस बारे में मिलें” की जगह लिखें “कृपया science project पूरा करने के लिए सोमवार 11 बजे Lab 2 में मिलिए।” यह clear (उद्देश्य), concise, concrete (जगह और समय), complete और courteous (“कृपया”) है।
Frequently Asked Questions
What are the three methods of communication?
Verbal (spoken or written words), non-verbal (body language) and visual (signs, symbols, charts and pictures).
What are the 7 Cs of communication?
Clear, Concise, Concrete, Correct, Coherent, Complete and Courteous.
Why is feedback important in communication?
Feedback tells the sender whether the message was understood correctly and completes the communication cycle.
